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Phone Manager
La aplicación Phone Manager otorga control sobre el terminal telefónico directamente desde el ordenador del usuario. Phone Manager está disponible en tres versiones: Phone Manager Lite, Phone Manager Pro y Phone Manager PC Softphone.
Tanto Phone Manager Lite como Phone Manager Pro son similares al IP Soft-phone para ordenador con la excepción hecha de que la conversación tiene lugar a través de un terminal telefónico convencional y no a través de la tarjeta de sonido del ordenador. La variante IP Soft-Phone añade telefonía para ordenador al producto a través de una tarjeta de sonido.
Phone Manager Lite (incluido por defecto) permite que todos los empleados puedan acceder a las funciones y utilidades a las que antes sólo podían acceder los trabajadores de centros de llamadas o trabajadores de empresas capaces de hacer un desembolso importante en teléfonos de funciones para todos sus empleados. Por medio de un teléfono analógico o de un teléfono digital, junto con un ordenador conectado a una red, la aplicación Phone Manager permite a los empleados tener un control total de sus llamadas telefónicas desde el ordenador.
La información CLI/ANI se presenta por defecto de forma que se podrá ver quién llama antes de contestar la llamada. El número de teléfono de la persona que llama, así como su nombre (si se conociera) aparecerá claramente en la pantalla del ordenador lo que da al usuario la comodidad de saber de qué puede tratar la llamada antes de contestarla. También aparecerá información sobre el número que marque el usuario, que puede ser un número de marcación directa (DDI/DID) o el número de un departamento en específico dentro de la organización (ventas, administración, soporte técnico, etc.) Esta función permite dar la respuesta más conveniente a cada ocasión y da al usuario la flexibilidad de participar en varios grupos, lo que resulta especialmente importante para las pequeñas empresas. La misma información aparece también cuando se recibe una segunda llamada, lo que permite al usuario cambiar de una llamada a otra con total facilidad o dejar que la segunda llamada pase al buzón de voz. Se puede optar por hacer que la información aparezca en una ventana emergente en la pantalla del ordenador automáticamente en cuanto se recibe la llamada, cuando se responde la llamada o la acción puede ser iniciada haciendo clic con el ratón.
El historial de llamadas del Phone Manager guarda un registro de todas las llamadas recibidas, salientes y perdidas. Al hacer clic dos veces sobre cualquiera de los artículos se vuelve a llamar al número en cuestión, se devuelve una llamada perdida o se vuelve a marcar un número al que se hubiera llamado antes o que nos hubiera llamado a nosotros. El sistema alerta también cuando se reciban nuevos mensajes de voz y presenta los mensajes de voz no atendidos de forma que pueden ser recuperados rápidamente con sólo hacer clic con el ratón.
El Phone Manager incluye una función para “arrastrar y soltar” para el campo del indicador luminoso de ocupado y para la selección de estación directa. Así se puede personalizar la aplicación para reflejar en todo momento el estado del departamento, de los compañeros o de toda la compañía tal como se desee. Esta función comprobar de un solo vistazo quién está disponible para recibir una llamada, quién está atendiendo una llamada en ese momento y quién tiene el teléfono en la opción de No Molestar. Gracias a Phone Manager, las cuatro zonas de aparcamiento para las llamadas, que pueden ser compartidas por los usuarios y los operadores, o dentro de un mismo departamento, contribuyen a facilitar y acelerar todo el proceso de gestión de las llamadas.
Cuando también haya disponible un servidor Microsoft Live Communications (LCS), los usuarios de la aplicación Phone Manager también podrán comprobar la presencia de un colega (conectado, ausente, desconectado, etc.) y enviarle mensajes instantáneos. Por ejemplo, se pueden enviar mensajes instantáneos a un compañero para avisarle de que tiene una llamada importante esperándole aunque todavía se encuentre ocupado con otra llamada.
Phone Manager Pro progresa a partir del Phone Manager Lite e incorpora las siguientes funciones adicionales:
- Integración en los paquetes de gestión de contactos (p.e. Outlook, Goldmine, ACT! y Maximizer) para facilitar la visualización en la pantalla del ordenador de toda la información de contacto sobre la persona de una llamada entrante, para marcar rápidamente a un registro con solo hacer clic con el ratón o para crear con toda sencillez registros nuevos que incluirán automáticamente el número de teléfono mientras se está atendiendo una llamada.
- Control del buzón de voz en los modos intuitivo e IP Office.
- Funcionamiento en modo agente, que permite que los usuarios realicen funciones propias de los centros de contacto sin necesidad de contar con un centro de contacto diseñado específicamente. Por ejemplo, teléfonos con teclas dedicadas para el acceso y la salida del sistema. Si el Phone Manager se encuentra también configurado para los servicios de voz por IP, el usuario también podrá actuar como el agente de un centro de contacto desde su propio ordenador.
- Control de colas (2 colas)
- Guiones sencillos para las llamadas entrantes
- Timbres distintivos: El sistema permite configurar y establecer timbres distintivos en función de las personas que llaman. Se pueden asociar archivos de audio del ordenador a cada uno de los números de las llamadas entrantes que se reproducirán por medio de los altavoces del ordenador cada vez que se reciba una llamada de uno de los números definidos. Esta función permite diferenciar con total facilidad las llamadas de clientes importantes de las llamadas de personas desconocidas.
- Control de las puertas de acceso
- Duración de las llamadas
- Centro de conferencias, que permite al Phone Manager integrarse en la plataforma del centro de conferencias de IP Office. Esta función permite a los usuarios de Phone Manager Pro programar llamadas de conferencia y unirse a conferencias web. Téngase en cuenta que esta función sólo está disponible si el usuario recibe una autorización específica del administrador del sistema y siempre y cuando esté disponible la función del Centro de Conferencias en el sistema.
- Modo compacto, que sirve para minimizar el espacio de pantalla necesario para tener activa la aplicación Phone Manager. Mientras la aplicación se encuentre en modo compacto, una notificación emergente alertará sobre nuevas llamadas que mostrará a los usuarios la identidad de la persona que llama o su nombre asociado y así responder cómodamente a la llamada. Los usuarios pueden cambiar sin problemas entre el modo compacto y el estándar.
- Las pestañas de la Marcación rápida permiten a los usuarios agrupar los iconos de marcación rápida y del indicador luminoso de ocupado por departamento o localización (Ventas o Soporte, por ejemplo). Incluye hasta 10 pestañas y cada una puede albergar hasta 100 iconos.
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