Voice Mail

Voicemail es una de las numerosas aplicaciones disponibles para mejorar la eficacia de la empresa y mejorar la gestión de los clientes. Voicemail es el equivalente a disponer de un contestador automático sobre la mesa de cada uno de los empleados y, además, se puede también adjudicar funciones de buzón de voz a los empleados remotos incluso aunque no dispongan de una mesa o de un teléfono en la oficina principal.

La aplicación Voicemail permite que las personas que llamen dejen mensajes cuando el trabajador no se encuentre en la oficina, cuando no esté sentado en su mesa o si está atendiendo otra llamada telefónica. Los mensajes de Voicemail se pueden recuperar ya sea de forma local o de forma remota a través de cualquier teléfono (el sistema solicitará una clave de acceso si se utiliza un teléfono que no corresponda con la extensión adjudicada al trabajador o una localización de confianza, como puede ser el móvil).

También se pueden reenviar los mensajes al correo de voz del sistema de correo electrónico y escucharlos a través del ordenador. De esta manera se puede utilizar el ordenador para consultar dos tipos distintos de mensajes. Y también se libera el teléfono para las llamadas entrantes cuando se utiliza el ordenador para escuchar los mensajes del buzón de voz. Los mensajes de voz también se pueden redireccionar normalmente como se hace con los mensajes de correo electrónico. La integración completa con el servidor Microsoft Exchange y el control de los buzones desde el ordenador cliente se logra gracias al soporte ofrecido por la aplicación Integrated Messaging Pro.

Al utilizar Voicemail junto con la aplicación Phone Manager de IP Office se garantiza que nunca se volverá a perder llamadas de los clientes incluso cuando la persona que llama decidiera no dejar mensajes en el buzón de voz. En este caso, el número de la persona que llama aparecerá en la pantalla con la información de llamadas entrantes del teléfono y/o en la pantalla del ordenador de forma que se podrá devolver la llamada cómodamente cuando se vuelva al escritorio.

Todos los sistemas IP Office han sido diseñados específicamente para dar a las empresas una ventaja competitiva dotándolas de un sistema de comunicaciones total e integral. Con este propósito, la aplicación Voicemail se encuentra incluida como estándar en todos los sistemas IP Office.

Hay disponibles cinco modos de funcionamiento para el servicio de buzón de voz:

• VoiceMail Lite
  
  
• VoiceMail Pro
  
  
• VoiceMail con operadora automática integrada (IP406 V2 e IP Office - Small Office Edition)
  
  
• VoiceMail Pro Networked Messaging con otros sistemas de buzón de voz
  
  
• Intuity Audix/Voicemail de mensajería modular centralizados
  
  

VoiceMail Lite es la aplicación de buzón de voz estándar integrada en todas las plataformas de IP Office. VoiceMail Pro retoma y mejora las funciones incluidas en VoiceMail Lite y puede ser personalizado para ajustarse a las necesidades específicas de cada empresa añadiéndoles aplicaciones varias como la operadora automática, la grabación de llamadas o funciones avanzadas para las colas de llamadas.

Las dos aplicaciones (VoiceMail Lite y VoiceMail Pro) funcionan en ordenadores con Windows 98, Windows XP, Windows 2000 o Windows 2003.

La comunicación entre el IP Office y este “servidor VoiceMail” se realiza por IP a través de una conexión LAN. No hace falta disponer de ningún hardware en específico. Ni siquiera hace falta contar con una tarjeta de sonido.

Si no se puede utilizar un ordenador como servidor VoiceMail o si se prefiere ahorrar espacio con una única caja integral, la opción lógica entonces es la aplicación VoiceMail Embedded. VoiceMail Embedded utiliza el Módulo de Compresión de Voz (VCM) y se puede utilizar en la plataforma IP Office – Small Office Edition y disponer de un servicio de entrada de buzón de voz y una operadora automática o se puede utilizar también bajo la plataforma IP401 Compact Office para disponer de un servicio de buzón de voz de entrada.

El servidor VoiceMail está disponible en varios idiomas y presentará unos menús u otros en función del idioma preferido del usuario independientemente de la configuración con la que funcionaran otros usuarios internos del sistema. De forma parecida, las personas externas que llamen pueden escuchar mensajes en su propio idioma dependiendo de la ruta de su llamada entrante (en función de la información CLI/ANI o DDI/DID). Esto resulta particularmente útil para empresas multinacionales o que operen en mercados multilingües.